Ang paghahanap ng kontratista ay simula pa lang ng pag-apruba sa repair

Nasira ang isang pump. May ilang kontratistang kilala ang team, pero sino ang makakapunta sa site, angkop sa trabaho at makakapagbigay ng quotation na pasok sa budget? Kahit may napiling pangalan na, maaaring ibalik pa rin ang approval request dahil may mga tanong.

Kaya ang “maghanap ng kontratista” ay maaaring kumain ng mas malaking bahagi ng araw ng facilities manager kaysa sa inaakala. Magkaiba ang may contact at handa nang mag-order.

Ang pangalan sa telepono ng isang kasamahan

Isipin ang isang kathang-isip na commercial property na may sirang water pump. May kasamahang nagrekomenda ng kontratistang mahusay ang naging trabaho sa ibang lugar. Kapaki-pakinabang ang rekomendasyon, pero kailangan pa ring malaman ng manager kung kaya nitong hawakan ang kagamitang ito, sundin ang mga limitasyon sa pagpasok sa site at maglaan ng tauhan kapag kailangan ng gusali.

Maaaring mahalagang sanggunian ang karanasan ng dating property, pero hindi iyon sapat para makapagpasya. Maaaring iba ang iminungkahing trabaho, nagbago na ang crew o puno na ang schedule ng kontratista. Hindi gaanong nakakatulong ang mahabang listahan ng supplier kung kailangang alamin pa rin ng taong naghahanap ang lahat ng ito mula sa simula.

Maaaring mayroon ding kasalukuyang service agreement. Bago magbayad sa bagong kontratista, kailangang maunawaan ng manager kung may bahagi ng trabahong obligasyon na ng kasalukuyang kontratista. Maaaring makatuwiran ang hiwalay na quotation kung hindi kasama ang mga piyesa. Pero maaari ring binabayaran na ng property ang trabahong iyon. Maaaring baguhin ng sagot ang pagpili ng supplier at ang halagang kailangang aprubahan.

Hindi natatapos ang pagsusuri sa “Nagamit na natin sila dati”

Mas madaling kontakin ang supplier na kilala na. Pero hindi dapat maging permanenteng pag-apruba para sa lahat ng trabaho ang isang dating desisyon.

Para sa naghahanda ng purchase request, nakakadismaya ang pag-uulit ng mga pagsusuri at paghingi ng dokumentong nagawa na ng mga kasamahan. Iba naman ang alalahanin ng approver: kampante ba tayong kunin ang kumpanyang ito para sa trabahong ito? Makatuwiran ang parehong alalahanin.

Makakatulong ang business information mula sa ACRA sa pag-alam ng background at status ng kumpanya. Ang bizSAFE naman ay tungkol sa kakayahan sa kaligtasan at kalusugan sa lugar ng trabaho. Kapaki-pakinabang ang mga ito sa pagsusuri, pero walang isa man dito ang patunay na mahusay na magagawa ng isang partikular na crew ang isang partikular na repair.

Dapat mabawasan ng paunang pagsusuri sa kwalipikasyon ang paulit-ulit na administrasyon habang tinutulungan ang buyer na pumili nang maayos. Nawawala ang halaga nito kapag hinihingi pa rin ng staff ang parehong papeles o umaasa lang sa lumang markang “approved” nang hindi sinusuri ang kasalukuyang trabaho.

Handa na ang supplier. Hindi pa ang pag-apruba.

Balikan natin ang kathang-isip na property. Dumating ang dalawang quotation. Pagkukumpuni ng pump ang mungkahi ng isang kontratista; pagpapalit naman ang rekomendasyon ng isa. Kaakit-akit ang mas mababang halaga, pero hindi puwedeng ibatay ng manager ang approval sa agwat ng presyo nang hindi nauunawaan ang pagkakaiba ng matatanggap ng property.

Dito maaaring mauwi ang pagbili sa paulit-ulit na pagbabalik ng papeles. May humihingi ng mas malinaw na rekomendasyon. May gustong malaman kung kasama ang testing, disposal o pagpunta sa labas ng normal na oras. Kailangang kontakin muli ng naghahanda ng request ang mga supplier habang naghihintay ang site.

Hindi laging mabagal na approver ang dahilan. Kung minsan, hinihingan siya ng desisyong hindi pa kayang suportahan ng impormasyong ibinigay. Hindi laging mas napapadali ang desisyon sa pagpapadala ng mas maraming attachment.

May kapaki-pakinabang na punto ang talakayan ng JTC tungkol sa FM procurement: nakakatulong ang mas malinaw na inaasahan upang maunawaan ng buyer at service provider ang nilalayong resulta. Kahit sa maliit na repair, mas kapaki-pakinabang ang pagkakasundo sa kailangan ng property kaysa pangongolekta ng presyo para sa magkakaibang trabaho.

Magkaibang problema ang desisyon sa budget at pagkaantala sa papeles

Maaaring maghintay pa rin ang isang maayos na purchase request dahil walang pondo o hindi sang-ayon ang management sa mungkahing solusyon. Mga tunay na desisyon ang mga iyon. Hindi makapagbibigay ng pera o makalulutas ng teknikal na hindi pagkakasundo ang software sa pagpapakita lang ng mas maayos na comparison.

Pero kung pabalik-balik ang parehong request dahil hindi malinaw ang kontrata, scope o quotation, kailangang tingnan ang mismong paghahanda. Kapalit nito ang paulit-ulit na trabaho ng buyer, pagkaabala ng approver at pagkaantala sa property. Sa agarang kaso, maaari ring lumiit ang pagpipilian habang tumatanggap ng ibang trabaho ang mga kontratista.

Dapat sundin ang aktuwal na purchasing rules ng organisasyon sa mga agarang pangangailangan. Hindi ito dapat maging dahilan para hindi malinaw sa lahat kung ano na ang pinahintulutan.

Mas kaunting paghahanda mula sa sira hanggang sa desisyon

Pinagsasama ng procurement at vendor tools ng Wisbid ang impormasyon ng supplier, mga quotation at kaugnay na detalye ng maintenance. Maaari ring pagsama-samahin ng Wisbid ang kaugnay na impormasyon tungkol sa kontratista mula sa opisyal na mga sanggunian ng pamahalaan. Para sa naghahanda ng pagbili, ang layunin ay mas kaunting paghahanap at paulit-ulit na pag-encode bago masuri ng manager ang trabaho.

Para sa approver, ang halaga nito ay mas malinaw na paliwanag kung ano ang gustong bilhin ng team. Para sa site team, mas kaunting oras ang kailangan para ikuwento ang parehong repair sa bawat taong kasangkot. Organisasyon ninyo pa rin ang pumipili ng kontratista at nagbibigay ng awtorisasyon sa gastos.

Balikan ang huling repair purchase na ibinalik nang higit sa isang beses. Ang hindi ba pagkakasundo ay tungkol sa tamang solusyon o sa available na budget? O inaalam pa rin ng mga tao ang pangunahing sitwasyon? Kapaki-pakinabang na simula ang pagkakaibang iyon. Malalaman ninyo kung ang susunod na pagbuti ay dapat nasa mismong desisyon o sa lahat ng trabahong kailangan para maihanda ito.