Menemukan kontraktor hanyalah langkah awal untuk mendapatkan kelulusan pembaikan

Sebuah pam rosak. Pasukan mengenali beberapa kontraktor, tetapi siapa yang boleh datang ke tapak ini, sesuai untuk kerja tersebut dan boleh memberikan sebut harga dalam bajet? Walaupun nama sudah ditemukan, permohonan kelulusan masih boleh dikembalikan dengan soalan.

Itulah sebabnya tugas “cari kontraktor” boleh mengambil jauh lebih banyak masa pengurus fasiliti daripada yang disangka. Mempunyai kenalan berbeza daripada sudah bersedia membuat pesanan.

Nama dalam telefon seseorang

Bayangkan sebuah hartanah komersial rekaan yang pam airnya rosak. Seorang rakan sekerja mengesyorkan kontraktor yang pernah bekerja dengan baik di tempat lain. Syor itu berguna, tetapi pengurus masih perlu tahu sama ada kontraktor mengendalikan peralatan ini, boleh memenuhi sekatan akses tapak dan mempunyai kapasiti apabila bangunan memerlukannya.

Pengalaman hartanah terdahulu mungkin relevan tanpa memberikan jawapan muktamad. Kerja yang dicadangkan mungkin berbeza, pasukan mungkin sudah bertukar, atau jadual kontraktor mungkin penuh. Senarai pembekal yang panjang tidak banyak membantu jika orang yang mencari kontraktor masih perlu memastikan semua ini dari awal.

Mungkin juga sudah ada perjanjian perkhidmatan. Sebelum membayar pihak baharu, pengurus perlu memahami sama ada sebahagian kerja itu merupakan tanggungjawab kontraktor sedia ada. Sebut harga berasingan mungkin wajar kerana alat ganti dikecualikan. Namun, ia juga mungkin kerja yang sudah dibayar oleh pihak hartanah. Persoalan itu boleh mengubah pilihan pembekal dan jumlah yang memerlukan kelulusan.

“Kita pernah menggunakan mereka” tidak bermakna semakan sudah selesai

Hubungan sedia ada mungkin memudahkan pembekal dihubungi. Namun, keputusan lama tidak sepatutnya menjadi kelulusan kekal untuk setiap kerja.

Bagi orang yang menyediakan pembelian, perkara yang mengecewakan selalunya ialah mengulangi semakan dan permintaan dokumen yang sudah dibuat oleh rakan sekerja. Kebimbangan pelulus pula berbeza: adakah kita yakin melantik syarikat ini untuk kerja ini? Kedua-dua kebimbangan itu munasabah.

Maklumat perniagaan ACRA membantu memastikan latar belakang dan status syarikat. bizSAFE berkaitan keupayaan keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Kedua-duanya berguna dalam semakan, tetapi bukan bukti bahawa sesuatu pasukan boleh melaksanakan pembaikan tertentu dengan baik.

Prakelayakan sepatutnya mengurangkan pentadbiran berulang sambil membantu pembeli membuat pilihan yang baik. Nilainya hilang apabila kakitangan sama ada meminta dokumen yang sama lagi atau bergantung pada label lama “diluluskan” tanpa mempertimbangkan kerja semasa.

Pembekal sudah bersedia. Kelulusan belum.

Kembali ke hartanah rekaan tadi, dua sebut harga diterima. Seorang kontraktor mencadangkan pembaikan pam. Seorang lagi mengesyorkan penggantian. Angka yang lebih rendah kelihatan menarik, tetapi pengurus tidak boleh meluluskan berdasarkan perbezaan harga tanpa memahami perbezaan hasil yang akan diterima oleh pihak hartanah.

Di sinilah pembelian boleh terperangkap dalam kitaran dokumen yang dikembalikan. Seseorang meminta cadangan yang lebih jelas. Orang lain mahu tahu sama ada ujian, pelupusan atau kehadiran di luar waktu biasa disertakan. Orang yang menyediakan permohonan perlu menghubungi pembekal sekali lagi sementara tapak terus menunggu.

Puncanya tidak semestinya pelulus yang lambat. Kadangkala pelulus diminta membuat keputusan yang belum dapat disokong oleh maklumat tersedia. Menghantar lebih banyak lampiran tidak semestinya memudahkan keputusan itu.

Perbincangan JTC tentang perolehan FM memberikan pandangan berguna di sini: jangkaan yang lebih jelas membantu pembeli dan penyedia perkhidmatan memahami hasil yang dimaksudkan. Walaupun untuk pembaikan kecil, persetujuan tentang keperluan hartanah lebih berguna daripada mengumpul harga bagi kerja yang berlainan.

Keputusan bajet dan kelewatan dokumen ialah masalah berbeza

Pembelian yang disediakan dengan baik masih boleh tertangguh kerana dana tiada atau pihak pengurusan tidak bersetuju dengan penyelesaian yang dicadangkan. Itu keputusan sebenar yang perlu dibuat. Perisian tidak boleh menyediakan wang atau menyelesaikan pertikaian teknikal hanya dengan membentangkan perbandingan yang lebih kemas.

Tetapi jika permohonan yang sama terus dikembalikan kerana kontrak, skop atau sebut harga tidak jelas, proses penyediaannya sendiri patut diberi perhatian. Kosnya ialah kerja berulang oleh pembeli, gangguan kepada pelulus dan kelewatan kepada hartanah. Dalam kes mendesak, pilihan yang ada juga boleh berkurang apabila kontraktor menerima kerja lain.

Keadaan mendesak perlu ditangani mengikut peraturan pembelian sebenar organisasi. Ia tidak sepatutnya menjadi alasan untuk membiarkan semua orang tidak pasti tentang perkara yang sudah dibenarkan.

Kurangkan kerja penyediaan antara kerosakan dan keputusan

Alat perolehan dan vendor Wisbid menghimpunkan maklumat pembekal, sebut harga dan konteks penyelenggaraan yang berkaitan. Wisbid juga boleh menyatukan maklumat kontraktor yang berkaitan daripada sumber rasmi kerajaan. Bagi orang yang menyediakan pembelian, manfaat yang disasarkan ialah kurang carian dan kemasukan data berulang sebelum pengurus dapat menyemak kerja tersebut.

Bagi pelulus, nilainya ialah penjelasan yang lebih jelas tentang perkara yang dicadangkan untuk dibeli oleh pasukan. Bagi pasukan tapak, ia mengurangkan masa mengulangi sejarah pembaikan yang sama kepada setiap pihak terlibat. Organisasi anda masih memilih kontraktor dan meluluskan perbelanjaan.

Lihat semula pembelian pembaikan terakhir yang dikembalikan lebih daripada sekali. Adakah pertikaian berkaitan penyelesaian yang betul atau bajet yang tersedia? Atau adakah orang masih cuba memastikan keadaan asas? Perbezaan itu ialah titik mula yang berguna. Ia menunjukkan sama ada penambahbaikan seterusnya diperlukan pada keputusan itu sendiri atau pada segala kerja untuk menyediakannya.