May facilities management system na kayo. Bakit sa WhatsApp pa rin naghahabol ng update ang lahat?

Ang sumusunod ay isang kathang-isip na araw ng trabaho sa isang kompanyang namamahala sa tatlong komersiyal na property. Ipinapakita nito ang isang problema sa koordinasyon; hindi ito kuwento ng isang customer ng Wisbid.

Alas-8:15 ng umaga, nagpadala ang isang umuupa sa site manager ng litrato ng roll-up door sa loading bay na ayaw bumukas. “May puwede bang pumunta bago dumating ang mga delivery?”

Tinawagan ng manager ang maintenance contractor, pero kinailangan niyang asikasuhin ang isang problema sa isa pang property. Balak niyang ilagay sa system ang request pagbalik niya.

May facilities management system na ang team. Nandoon ang talaan ng mga asset, nakaplanong maintenance at mga work order. Pero sa susunod na ilang oras, ang pinakabagong impormasyon tungkol sa sira ay makakalat sa isang tawag sa telepono, dalawang pag-uusap sa WhatsApp at isang email.

Pagsapit ng tanghalian, tatlong tao ang may tatlong magkaibang sagot

Alam ng receptionist na naghihintay ang umuupa. Alam ng site manager na may technician nang ipinadala. Hindi makita ng administrative staff ang trabaho sa system, kaya nag-message siya sa manager para itanong kung may umako na ba ng responsibilidad.

Nag-email ang pangalawang umuupa tungkol sa parehong roll-up door. Dahil hindi niya nakikita ang unang request, nagsimulang maglagay ng isa pang report ang administrative staff. Huminto muna siya para alamin kung iisang pasukan ang tinutukoy ng dalawang mensahe.

Samantala, nagpadala ang contractor ng mensahe sa manager: “Napuntahan na. Kailangang palitan ang motor.” Ipinadala naman sa opisina sa email ang quotation. Walang natanggap na alinman sa dalawang update ang umuupa, kaya muli siyang tumawag sa reception.

Walang nagpabaya sa sira. May ilang tao nang kumilos. Pero ang impormasyong hawak ng bawat isa ay sapat lang para sagutin ang isang bahagi ng susunod na tanong. Nahahabol lang ng system ang totoong kalagayan kapag may nakahanap ng oras na kopyahin doon ang lahat.

Bukod sa pag-uugnay ng mga gawain, may ikalawang trabaho na ngayon ang taong iyon: tandaan kung aling mga pag-uusap ang kailangan pang gawing rekord.

Ang tanong sa hapon ay tungkol sa isang pangako

Alas-2:30 ng hapon, nagtanong ang manager na nangangasiwa sa lahat ng property: “Natutugunan ba natin ang target sa serbisyo, at kailan muling magagamit ang loading bay?”

Kailangang alamin ng team kung kailan unang iniulat ang sira, kailan pumunta ang contractor at ano ang ipinangakong susunod na gagawin. Hindi masasagot ang lahat ng iyon ng oras kung kailan naipasok sa wakas ng administrative staff ang trabaho sa system. Maaaring magkahiwalay ang target para sa pagpunta sa site at ang target para sa pagkukumpuni sa kaukulang kontrata. Kaya may kailangang sumuri sa mga tuntunin bago magbigay ng katiyakan.

May praktikal ding tanong tungkol sa pagpapalit ng motor: sakop ba ito ng maintenance contract, o kailangan ng pag-apruba para sa dagdag na gastos? Kailangan ng taong may awtoridad na magpasya ang mga natuklasan ng contractor at ang quotation. Kapag hiniling sa site manager na ipadala uli ang dalawa, maaantala na naman ang isa pa niyang ginagawa.

Dahil tatlong property ang binabantayan, hindi kayang tandaan ng manager ang bawat pag-uusap. Kung “naghihintay” lang ang nakasaad sa trabaho, kulang iyon para malaman kung saan siya kailangang makialam. Iba ang kailangang pag-usapan kapag piyesa ang hinihintay kaysa kapag pag-apruba ng may-ari ng gusali sa gastos ang hinihintay.

Ano na ang naging kapalit ng araw na ito?

Paulit-ulit na tawag ang sinagot ng receptionist. Ilang beses nang sinuri at kinopya ng administrative staff ang parehong detalye. Huminto ang site manager sa trabaho para magbigay ng mga update na akala niya ay naibigay na niya. Naantala ang isang nakaplanong inspeksiyon habang binubuo niya uli ang nangyari.

May sarili ring epekto sa mga umuupa at mga delivery ang pagkagambala sa loading bay. Hindi makagagawa ng kapalit na motor ang mas maayos na koordinasyon. Pero mas maaga sanang naipaliwanag ng team ang sitwasyon at naidulog sa tamang tao ang kailangang pag-apruba.

Alas-4:45 ng hapon, pumalit ang isang kasamahan. Ang una niyang tanong ay kapareho ng tanong ng administrative staff noong umaga: “Sino ang nag-aasikaso nito?”

Mahalagang pansinin ang tanong na paulit-ulit na ito. Ipinapakita nito kung gaano umaasa ang operasyon sa pagkakaroon ng oras at sa alaala ng ilang partikular na tao. Kapag may absent, nagpalit ng shift o nadagdagan ang property, mas mahirap pangasiwaan ang ganitong pag-asa sa kanila.

Ano ang makapagpapagaan sa trabaho bukas?

Para sa team na ito, makatutulong ang pagbabagong magbibigay-daan sa papalit na kasamahan na ituloy ang hindi pa tapos na pagkukumpuni nang hindi na tinatawagan muli ang lahat. Makakatanggap ang umuupa ng update na batay sa pinakabagong impormasyon, at malalaman ng manager kung aling desisyon ang kailangan pang asikasuhin.

Maaaring pagsama-samahin sa maintenance platform ng Wisbid ang orihinal na request, kaugnay na trabaho at mga rekord ng pagkumpleto, nang malinaw kung sino ang responsable at ano ang mga target sa serbisyo. Nakatutulong ito sa manager na subaybayan ang buong pagkukumpuni, kasama ang mga trabahong hindi pa tapos pagkatapos ng unang pagpunta ng contractor.

Sinusuportahan din ng Wisbid ang mga inquiry sa WhatsApp sa isang shared workspace para sa mga pasilidad, at mga pag-uusap na nakakabit sa mga work order. Makakatulong ang AI nito na hanapin ang kaugnay na impormasyon sa trabaho at maghanda ng update gamit ang mga rekord na naa-access nito. Ang team ninyo ang magpapasya kung aling mga aksiyon ang kailangan ng pag-apruba. Layunin nitong bawasan ang paulit-ulit na paghahanap, pagkopya ng mga update at pagkaantala sa araw ng trabaho.

Kung hinihingi ng isang kliyente na gamitin ang kasalukuyang system, isama ang pangangailangang iyon sa pag-uusap. Hilinging ipakita kung paano mababawasan ng iminungkahing paraan ang kabuuang trabaho ng team, kasama ang anumang kailangan pa ring ilagay sa kasalukuyang system.

Subukan ang pagpapasa ng isang hindi pa tapos na pagkukumpuni

Pumili ng isang kamakailang trabahong may ilang taong kasangkot. Hilingin sa isang kasamahang hindi humawak nito na ipaliwanag kung ano ang hinihintay ng gumagamit ng lugar, ano na ang nangyari at sino ang susunod na kailangang kumilos.

Pansinin kung saan nahihirapan ang kasamahan. Kailangan ba niyang tingnan ang telepono ng iba? Wala ba ang pinakabagong sagot ng contractor? Ang ibig bang sabihin ng “tapos na” ay nakapunta na sa site, kahit hindi pa naaayos ang orihinal na sira?

Pagkatapos, itanong sa team kung aling paulit-ulit na gawain ang pinakagusto nilang hindi na kailangang gawin. Makakatulong ang aming checklist para sa maintenance work order sa pagsusuri ng pagpapasa ng trabaho. Pero ang kapaki-pakinabang na panimulang punto ay ang mismong mga pagkaantalang palaging nararanasan ng mga tao ninyo.

Maaaring kailanganin pa rin ng sira sa loading bay bukas ang isang technician, isang piyesa at isang desisyon sa gastos. Dapat maipagpatuloy ng team ang trabahong iyon sa susunod na shift nang hindi na kailangang buuin mula sa simula ang buong nangyari.