வசதி மேலாண்மை அமைப்பு இருந்தும், எல்லோரும் இன்னும் WhatsApp-இல் நிலவரம் கேட்டுக்கொண்டிருப்பது ஏன்?

மூன்று வணிகச் சொத்துகளுக்குப் பொறுப்பான ஒரு சொத்து நிர்வாக நிறுவனத்தின் கற்பனை வேலைநாள் இது. ஒருங்கிணைப்பில் ஏற்படும் சிக்கலை விளக்குவதற்கான எடுத்துக்காட்டு; Wisbid வாடிக்கையாளரின் அனுபவம் அல்ல.

காலை 8.15 மணிக்கு, சரக்கு ஏற்றி இறக்கும் பகுதியில் திறக்க முடியாமல் இருக்கும் சுருள் கதவின் படத்தை ஒரு வாடகைதாரர் வளாக மேலாளருக்கு அனுப்புகிறார். “சரக்கு வந்து சேர்வதற்குள் யாராவது வர முடியுமா?”

மேலாளர் பராமரிப்பு ஒப்பந்ததாரரைத் தொலைபேசியில் அழைக்கிறார். அதற்குள் மற்றொரு சொத்தில் ஏற்பட்ட பிரச்சினையை அவர் கவனிக்க வேண்டியிருக்கிறது. திரும்பியதும் கோரிக்கையைப் பதிவு செய்யலாம் என்று நினைக்கிறார்.

குழுவிடம் ஏற்கெனவே வசதி மேலாண்மை அமைப்பு இருக்கிறது. சொத்துப் பதிவேடு, திட்டமிட்ட பராமரிப்பு, பணி ஆணைகள் ஆகியவை அதில் உள்ளன. இருந்தாலும், அடுத்த சில மணி நேரத்துக்கு இந்தப் பழுது குறித்த அண்மைய தகவல்கள் ஒரு தொலைபேசி அழைப்பு, இரண்டு WhatsApp உரையாடல்கள், ஒரு மின்னஞ்சல் எனப் பிரிந்து கிடக்கப் போகின்றன.

மதிய உணவு நேரத்தில் மூன்று பேரிடம் மூன்று விதமான பதில்கள்

வாடகைதாரர் காத்திருப்பது வரவேற்பாளருக்குத் தெரியும். தொழில்நுட்ப நிபுணர் அனுப்பப்பட்டிருப்பது வளாக மேலாளருக்குத் தெரியும். அமைப்பைச் சரிபார்க்கும் நிர்வாகப் பணியாளருக்கு அந்தப் பணியின் பதிவு கிடைக்கவில்லை. எனவே, யாராவது அதற்குப் பொறுப்பேற்றிருக்கிறார்களா என்று மேலாளருக்குச் செய்தி அனுப்புகிறார்.

அதே சுருள் கதவைப் பற்றி மற்றொரு வாடகைதாரர் மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறார். முதல் கோரிக்கையைப் பார்க்காத நிர்வாகப் பணியாளர், இன்னொரு புகாரைப் பதிவு செய்யத் தொடங்குகிறார். இரண்டு தகவல்களும் ஒரே நுழைவாயிலைத்தான் குறிப்பிடுகின்றனவா என்று உறுதிசெய்ய, பதிவை இடையில் நிறுத்துகிறார்.

இதற்கிடையில், “நேரில் வந்து பார்த்துவிட்டோம்; மோட்டாரை மாற்ற வேண்டும்” என்று ஒப்பந்ததாரர் மேலாளருக்குச் செய்தி அனுப்புகிறார். விலைப்புள்ளி மின்னஞ்சல் வழியாக அலுவலகத்துக்குச் செல்கிறது. இந்த இரண்டு தகவல்களுமே வாடகைதாரருக்குக் கிடைக்காததால், அவர் மீண்டும் வரவேற்புப் பிரிவை அழைக்கிறார்.

யாரும் பழுதைக் கண்டுகொள்ளாமல் விடவில்லை. பலர் நடவடிக்கை எடுத்திருக்கிறார்கள். ஆனால், அடுத்து எழும் கேள்வியின் ஒரு பகுதிக்குப் பதில் சொல்லும் அளவுக்குத்தான் ஒவ்வொருவரிடமும் தகவல் இருக்கிறது. யாராவது நேரம் ஒதுக்கி எல்லாவற்றையும் நகலெடுத்து உள்ளிடும்போதுதான் அமைப்பில் உள்ள பதிவு புதுப்பிக்கப்படுகிறது.

ஒருங்கிணைப்போடு சேர்த்து, அந்த நபர் இப்போது இன்னொரு வேலையையும் செய்கிறார்: எந்தெந்த உரையாடல்களை இன்னும் பதிவுகளாக மாற்ற வேண்டும் என்று நினைவில் வைத்துக்கொள்வது.

பிற்பகலில் எழும் கேள்வி, கொடுத்த வாக்குறுதியைப் பற்றியது

பிற்பகல் 2.30 மணிக்கு, இந்தச் சொத்துகள் அனைத்தையும் மேற்பார்வையிடும் மேலாளர் கேட்கிறார்: “சேவை இலக்கை எட்டுகிறோமா? சரக்கு ஏற்றி இறக்கும் பகுதி எப்போது மீண்டும் திறக்கப்படும்?”

பழுது முதலில் எப்போது தெரிவிக்கப்பட்டது, ஒப்பந்ததாரர் எப்போது வந்தார், அடுத்து என்ன செய்வதாக உறுதியளிக்கப்பட்டது ஆகியவற்றைக் குழு கண்டறிய வேண்டும். நிர்வாகப் பணியாளர் கடைசியாகப் பணியைப் பதிவு செய்த நேரம் மட்டுமே இதற்கெல்லாம் பதில் தராது. ஒப்பந்தத்தில் நேரில் வருவதற்கான இலக்கும் பழுதைச் சரிசெய்வதற்கான இலக்கும் தனித்தனியாக இருக்கலாம். எனவே உறுதியளிக்கும் முன் யாராவது ஒப்பந்த விதிகளைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.

மோட்டாரை மாற்றுவதில் இன்னொரு நடைமுறைக் கேள்வியும் இருக்கிறது: பராமரிப்பு ஒப்பந்தத்தில் அதற்கான செலவு அடங்குமா, அல்லது கூடுதல் செலவுக்கு ஒப்புதல் பெற வேண்டுமா? முடிவெடுக்கும் அதிகாரம் உள்ளவருக்கு ஒப்பந்ததாரரின் ஆய்வு முடிவுகளும் விலைப்புள்ளியும் தேவை. இரண்டையும் மீண்டும் அனுப்பும்படி வளாக மேலாளரைக் கேட்பது, அவர் செய்துகொண்டிருக்கும் மற்றொரு வேலையைத் தடை செய்கிறது.

மூன்று சொத்துகளையும் கவனிக்கும் மேலாளரால் ஒவ்வோர் உரையாடலையும் நினைவில் வைத்துக்கொள்ள முடியாது. ஒரு பணியின் நிலை “காத்திருக்கிறது” என்று மட்டும் இருந்தால், எங்கே தலையிட வேண்டும் என்பதை முடிவுசெய்ய அது பெரிதாக உதவாது. உதிரிப்பாகத்துக்காகக் காத்திருப்பதும், செலவுக்குக் கட்டட உரிமையாளரின் ஒப்புதலுக்காகக் காத்திருப்பதும் வெவ்வேறு விதமாகப் பேசித் தொடர வேண்டிய விஷயங்கள்.

இந்த நாளில் ஏற்கெனவே ஏற்பட்ட இழப்பு

வரவேற்பாளர் மீண்டும் மீண்டும் வரும் அழைப்புகளுக்குப் பதிலளித்திருக்கிறார். நிர்வாகப் பணியாளர் ஒரே விவரங்களைப் பலமுறை சரிபார்த்து நகலெடுத்திருக்கிறார். ஏற்கெனவே தெரிவித்துவிட்டதாக நினைத்த நிலவரத்தை மீண்டும் சொல்ல, வளாக மேலாளர் தன் வேலையை நிறுத்தியிருக்கிறார். நடந்தவற்றை மீண்டும் தொகுத்துக்கொண்டிருக்கும்போது, திட்டமிட்டிருந்த ஓர் ஆய்வு தாமதமாகிவிட்டது.

சரக்கு ஏற்றி இறக்கும் பகுதியில் ஏற்பட்ட தடை, வாடகைதாரர்களையும் சரக்கு விநியோகத்தையும் தனியாகப் பாதிக்கிறது. சிறந்த ஒருங்கிணைப்பால் ஒரு மாற்று மோட்டாரை உருவாக்கிவிட முடியாது. ஆனால், குழு நிலைமையை முன்பே விளக்கியிருக்க முடியும்; ஒப்புதல் தேவைப்படும் விஷயத்தை உரிய நபரிடம் விரைவாகக் கொண்டு சென்றிருக்கவும் முடியும்.

மாலை 4.45 மணிக்கு, மற்றொரு பணியாளர் பொறுப்பேற்கிறார். அவர் கேட்கும் முதல் கேள்வி, காலையில் நிர்வாகப் பணியாளர் கேட்ட அதே கேள்விதான்: “இதை யார் பார்த்துக்கொள்கிறார்கள்?”

மீண்டும் எழும் இந்தக் கேள்வியைக் கவனிக்க வேண்டும். குறிப்பிட்ட சிலர் பணியில் இருப்பதையும் அவர்களின் நினைவாற்றலையும் செயல்பாடு எவ்வளவு சார்ந்திருக்கிறது என்பதை இது காட்டுகிறது. ஒருவர் பணிக்கு வராமல் இருப்பது, பணி நேரம் முடிந்து மற்றொரு குழு பொறுப்பேற்பது அல்லது கூடுதலாக ஒரு சொத்தை நிர்வகிக்க வேண்டியிருப்பது இந்தச் சார்பைச் சமாளிப்பதை மேலும் கடினமாக்குகிறது.

நாளைய வேலையை எது எளிதாக்கும்?

முடிவடையாத பழுதுபார்ப்பைத் தொடர, பொறுப்பேற்கும் பணியாளர் மீண்டும் எல்லோருக்கும் அழைக்க வேண்டியிருக்கக் கூடாது. அதற்கு வழிசெய்யும் மாற்றமே இந்தக் குழுவுக்குப் பயனுள்ளதாக இருக்கும். அண்மைய தகவல்களின் அடிப்படையில் வாடகைதாரருக்கு நிலவரம் தெரிவிக்கப்படும். எந்த முடிவு இன்னும் கவனிக்கப்பட வேண்டும் என்பதும் மேலாளருக்குத் தெரியும்.

Wisbid பராமரிப்புத் தளம், தொடக்கக் கோரிக்கை, தொடர்புடைய பணிகள், பணி நிறைவுப் பதிவுகள் ஆகியவற்றை ஒரே இடத்தில் வைத்திருக்க உதவும். யார் பொறுப்பு, என்ன சேவை இலக்குகள் என்பதையும் தெளிவாகக் காணலாம். இதனால், ஒப்பந்ததாரரின் முதல் வருகைக்குப் பிறகும் முடிவடையாமல் இருக்கும் வேலைகள் உட்பட, முழுப் பழுதுபார்ப்பையும் மேலாளர் தொடர்ந்து கவனிக்க முடியும்.

பகிரப்பட்ட வசதி மேலாண்மைப் பணித்தளத்தில் WhatsApp விசாரணைகளைக் கையாளவும், உரையாடல்களைப் பணி ஆணைகளுடன் இணைக்கவும் Wisbid ஆதரவளிக்கிறது. தொடர்புடைய பணித் தகவல்களைக் கண்டறியவும், அணுகக்கூடிய பதிவுகளைப் பயன்படுத்தி நிலவரத் தகவலைத் தயாரிக்கவும் அதன் AI உதவி பயன்படலாம். எந்த நடவடிக்கைகளுக்கு ஒப்புதல் தேவை என்பதை உங்கள் குழுவே முடிவுசெய்கிறது. ஒரே தகவலை மீண்டும் மீண்டும் தேடுவது, நிலவரங்களை நகலெடுப்பது, வேலைக்கு இடையில் குறுக்கீடுகள் ஏற்படுவது ஆகியவற்றைக் குறைப்பதே இதன் நோக்கம்.

ஏற்கெனவே உள்ள அமைப்பைப் பயன்படுத்த வேண்டும் என்று வாடிக்கையாளர் வலியுறுத்தினால், அந்தத் தேவையையும் கலந்துரையாடலில் சேர்த்துக்கொள்ளுங்கள். அதில் தொடர்ந்து உள்ளிட வேண்டிய பதிவுகள் உட்பட, குழுவின் மொத்த வேலையை முன்மொழியப்படும் ஏற்பாடு எப்படிக் குறைக்கும் என்பதை விளக்கிக் காட்டச் சொல்லுங்கள்.

நிறைவடையாத ஒரு பழுதுபார்ப்பில் ஒப்படைப்புச் சோதனை செய்து பாருங்கள்

சமீபத்தில் பலர் இணைந்து செய்த ஒரு பணியைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதைக் கையாளாத ஒரு சக பணியாளரிடம், அந்த இடத்தைப் பயன்படுத்துபவர் எதற்காகக் காத்திருக்கிறார், இதுவரை என்ன நடந்திருக்கிறது, அடுத்து யார் நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்பதை விளக்கச் சொல்லுங்கள்.

அவர் எங்கே தடுமாறுகிறார் என்பதைக் கவனியுங்கள். யாருடைய தொலைபேசியையாவது பார்க்க வேண்டியிருக்கிறதா? ஒப்பந்ததாரரின் அண்மைய பதில் இல்லையா? “முடிந்தது” என்பது ஒரு வருகையை மட்டும் குறிக்கிறதா, முதலில் தெரிவிக்கப்பட்ட பழுது இன்னும் தீர்க்கப்படாமல் இருக்கிறதா?

பிறகு, மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் வேலைகளில் எதை நிறுத்த விரும்புகிறார்கள் என்று குழுவிடம் கேளுங்கள். ஒப்படைப்பைச் சரிபார்க்க எங்கள் பராமரிப்புப் பணி ஆணைச் சரிபார்ப்புப் பட்டியல் உதவும். இருப்பினும், உங்கள் பணியாளர்கள் தொடர்ந்து சந்திக்கும் உண்மையான குறுக்கீட்டிலிருந்து தொடங்குவதுதான் பயனுள்ளது.

நாளையும் சரக்கு ஏற்றி இறக்கும் பகுதியில் ஏற்படும் பழுதுக்கு ஒரு தொழில்நுட்ப நிபுணர், ஓர் உதிரிப்பாகம், செலவு குறித்த ஒரு முடிவு ஆகியவை தேவைப்படலாம். நடந்ததை முதலிலிருந்து மீண்டும் தொகுக்காமல், அந்த வேலையை அடுத்த பணி நேரத்தில் பொறுப்பேற்கும் குழுவிடம் ஒப்படைக்க முடிய வேண்டும்.