Sudah ada sistem pengurusan fasiliti. Mengapa semua orang masih mengejar perkembangan melalui WhatsApp?

Berikut ialah kisah rekaan satu hari bekerja di sebuah syarikat ejen pengurusan yang bertanggungjawab terhadap tiga hartanah komersial. Kisah ini menggambarkan masalah penyelarasan, bukan kes pelanggan Wisbid.

Pada pukul 8.15 pagi, seorang penyewa menghantar gambar pintu gulung di ruang pemunggahan yang tidak dapat dibuka kepada pengurus tapak. “Boleh seseorang datang sebelum barang dihantar?”

Pengurus itu menelefon kontraktor penyelenggaraan, kemudian terpaksa menguruskan masalah di hartanah lain. Dia bercadang untuk merekodkan permintaan itu apabila kembali nanti.

Pasukan itu sudah mempunyai sistem pengurusan fasiliti. Sistem tersebut menyimpan daftar aset, penyelenggaraan terancang dan arahan kerja. Namun, untuk beberapa jam berikutnya, maklumat terkini tentang kerosakan ini akan berpecah antara satu panggilan telefon, dua perbualan WhatsApp dan satu e-mel.

Menjelang waktu makan tengah hari, tiga orang memberikan tiga jawapan berbeza

Penyambut tetamu tahu penyewa sedang menunggu. Pengurus tapak tahu juruteknik sudah dihantar. Pegawai pentadbiran yang menyemak sistem tidak dapat menemukan rekod kerja itu, lalu menghantar mesej kepada pengurus untuk bertanya sama ada sesiapa sudah mengambil tanggungjawab.

Seorang lagi penyewa menghantar e-mel tentang pintu gulung yang sama. Tanpa melihat permintaan pertama, pegawai pentadbiran mula memasukkan laporan baharu. Dia berhenti seketika untuk memastikan sama ada kedua-dua mesej merujuk kepada pintu masuk yang sama.

Sementara itu, kontraktor menghantar mesej kepada pengurus: “Sudah datang memeriksa, motor perlu diganti.” Sebut harga pula dihantar ke pejabat melalui e-mel. Penyewa tidak menerima kedua-dua maklumat itu, lalu menelefon kaunter penyambut tetamu sekali lagi.

Tiada siapa mengabaikan kerosakan itu. Beberapa orang sudah bertindak. Tetapi maklumat yang dimiliki setiap orang hanya cukup untuk menjawab sebahagian daripada soalan seterusnya. Rekod dalam sistem hanya dikemas kini apabila seseorang sempat menyalin semuanya ke dalamnya.

Selain menyelaraskan kerja, orang itu kini mempunyai satu lagi tugas: mengingati perbualan mana yang masih perlu dijadikan rekod.

Soalan pada sebelah petang berkaitan dengan janji

Pada pukul 2.30 petang, pengurus portfolio hartanah bertanya, “Adakah kita memenuhi sasaran perkhidmatan, dan bila ruang pemunggahan boleh dibuka semula?”

Pasukan perlu memastikan bila kerosakan mula dilaporkan, bila kontraktor datang ke lokasi dan apa yang dijanjikan sebagai langkah seterusnya. Masa pegawai pentadbiran akhirnya memasukkan rekod kerja tidak dapat menjawab semua soalan itu. Kontrak yang berkaitan mungkin membezakan sasaran kehadiran di lokasi daripada sasaran pembaikan. Jadi, seseorang perlu menyemak terma sebelum memberikan jaminan.

Penggantian motor itu juga menimbulkan soalan praktikal: adakah kosnya diliputi kontrak penyelenggaraan, atau adakah perbelanjaan tambahan memerlukan kelulusan? Orang yang berkuasa membuat keputusan memerlukan dapatan kontraktor dan sebut harga. Meminta pengurus tapak menghantar kedua-duanya sekali lagi mengganggu satu lagi kerja yang sedang dilakukannya.

Dengan tiga hartanah untuk diawasi, pengurus portfolio tidak mungkin mengingati setiap perbualan. Status kerja yang hanya menyatakan “menunggu” tidak banyak membantu dalam menentukan di mana dia perlu campur tangan. Menunggu alat ganti memerlukan perbincangan yang berbeza daripada menunggu pemilik bangunan meluluskan perbelanjaan.

Apa yang sudah terjejas sepanjang hari ini

Penyambut tetamu sudah menjawab panggilan berulang. Pegawai pentadbiran sudah menyemak dan menyalin butiran yang sama lebih daripada sekali. Pengurus tapak terpaksa menghentikan kerja untuk memberikan maklumat yang disangkanya sudah disampaikan. Satu pemeriksaan yang dirancang telah tertangguh sementara dia menyusun semula urutan kejadian.

Gangguan di ruang pemunggahan itu sendiri memberi kesan kepada penyewa dan penghantaran barang. Penyelarasan yang lebih baik tidak dapat menghasilkan motor pengganti. Namun, pasukan boleh menerangkan keadaan dengan lebih awal dan membawa urusan kelulusan kepada orang yang tepat dengan lebih cepat.

Pada pukul 4.45 petang, seorang rakan sekerja mengambil alih tugas. Soalan pertamanya sama dengan soalan pegawai pentadbiran pada pagi tadi: “Siapa yang sedang menguruskan perkara ini?”

Soalan yang berulang itu wajar diberi perhatian. Ia menunjukkan betapa operasi bergantung pada kehadiran dan ingatan orang tertentu. Apabila seseorang tidak hadir, syif bertukar atau satu lagi hartanah ditambah, kebergantungan itu menjadi lebih sukar diurus.

Apa yang boleh memudahkan kerja esok?

Bagi pasukan ini, penambahbaikan yang berguna ialah membolehkan rakan sekerja yang mengambil alih meneruskan urusan pembaikan yang belum selesai tanpa perlu menelefon semua orang sekali lagi. Penyewa akan menerima perkembangan berdasarkan maklumat terkini, dan pengurus akan tahu keputusan mana yang masih memerlukan perhatian.

Platform penyelenggaraan Wisbid boleh menyimpan permintaan asal, kerja berkaitan dan rekod penyiapan bersama-sama, dengan tanggungjawab dan sasaran perkhidmatan yang jelas kelihatan. Ini membantu pengurus mengikuti keseluruhan proses pembaikan, termasuk kerja yang masih belum selesai selepas kunjungan pertama kontraktor.

Wisbid turut menyokong pertanyaan WhatsApp dalam ruang kerja fasiliti bersama dan perbualan yang dipautkan kepada arahan kerja. Bantuan AI boleh membantu mencari maklumat kerja yang berkaitan dan menyediakan makluman perkembangan berdasarkan rekod yang boleh diaksesnya. Pasukan anda menentukan tindakan mana yang memerlukan kelulusan. Manfaat yang disasarkan ialah mengurangkan carian berulang, penyalinan makluman perkembangan dan gangguan sepanjang hari bekerja.

Jika pelanggan mensyaratkan penggunaan sistem sedia ada, masukkan keperluan itu dalam perbincangan. Minta ditunjukkan bagaimana susunan yang dicadangkan akan mengurangkan jumlah kerja pasukan, termasuk apa-apa maklumat yang masih perlu dimasukkan ke dalam sistem tersebut.

Cuba uji serah tugas pada satu pembaikan yang belum selesai

Pilih satu kerja baru-baru ini yang melibatkan beberapa orang. Minta rakan sekerja yang tidak mengendalikannya menerangkan apa yang sedang ditunggu oleh pengguna premis, apa yang sudah berlaku dan siapa yang perlu bertindak seterusnya.

Perhatikan di mana rakan sekerja itu menemui kesukaran. Adakah dia perlu melihat telefon seseorang? Adakah jawapan terkini kontraktor tiada dalam rekod? Adakah “selesai” hanya merujuk kepada kunjungan, sedangkan kerosakan asal masih belum diselesaikan?

Kemudian, tanya pasukan tugas berulang mana yang paling ingin mereka hentikan. Senarai semak arahan kerja penyelenggaraan kami boleh membantu menyemak serah tugas. Namun, titik permulaan yang berguna ialah gangguan sebenar yang terus dihadapi oleh pasukan anda.

Kerosakan di ruang pemunggahan esok mungkin masih memerlukan juruteknik, alat ganti dan keputusan tentang perbelanjaan. Pasukan sepatutnya boleh menyambung kerja itu pada syif seterusnya tanpa perlu membina semula keseluruhan cerita dari awal.