Hindi sa bawat dagdag na property ay kailangan ng dagdag na empleyado

Mukhang paglago ang pagdagdag ng isang property hanggang sa simulan ng team na bilangin ang dagdag na pangungulit para sa mga update, paggawa ng mga ulat at pagkuha ng mga pag-apruba. Kung pareho ang nadaragdag na gawaing administratibo sa bawat bagong property, ang pagkakaroon ng mas maraming kliyente ay maaaring mabilis na mauwi sa problema sa kakulangan ng tauhan.

Maaaring tama ang “Kailangan natin ng isa pang tao.” Bago tanggapin o tanggihan ang kahilingang iyon, makabubuting unawain kung saan gugugulin ng dagdag na empleyado ang maghapon niya.

Ano ang umuubos sa araw ng trabaho?

Maaaring kulang ang isang facilities team sa mga taong mag-iinspeksiyon ng mga site, mangangasiwa sa mga contractor o haharap sa mga residente. Mga responsibilidad itong nangangailangan ng oras at atensiyon mismo sa property. Hindi kayang gawing dagdag na pares ng kamay sa site ng software ang isang mesa sa opisina.

Maaaring ibang team naman ang nauubusan ng oras sa pangangalap ng mga update, dalawang beses na paghahanda para sa iisang pag-apruba at paggawa ng ulat mula sa mga mensahe. Maaari itong makaramdam ng kaparehong bigat ng trabaho, pero hindi kailangang pareho ang solusyon.

Madalas, parehong totoo ang dalawang sitwasyon. Kailangan ng manager ng mas maraming tauhang tututok sa mga site, habang napupunta rin sa administrasyon ang napakalaking bahagi ng kapasidad ng kasalukuyang team. Kapag itinuring ang buong trabaho bilang iisang problema ng kakulangan sa tao nang hindi pinag-iiba ang mga sanhi, mas mahirap makita kung saan makatutulong ang pagbabago.

Kaya mas tiyak dapat ang kapaki-pakinabang na pag-uusap kaysa sa “maaari bang pumalit ang AI sa pagkuha ng bagong empleyado?” Aling mga responsibilidad ang talagang nangangailangan ng isa pang tao, at aling paulit-ulit na gawain ang humahadlang sa kasalukuyang team na gawin ang trabahong dahilan kung bakit sila kinuha?

Ano ba talaga ang nabago ng mamahaling sistema?

Maaaring mas panatag ang pakiramdam sa pagbili kapag kilala ang pangalan ng software. Makatutulong ang mahabang listahan ng mga feature para maipaliwanag ang badyet. Pero hindi sinasabi ng alinman sa dalawa kung aling mga gawain ang hindi na kailangang gawin ng team pagkatapos ilunsad ang sistema.

Kung inihahanda pa rin ng mga tauhan ang parehong impormasyon sa labas ng sistema at kinokopya lang ito pabalik kalaunan, maaaring mas komplikadong imbakan lang ng resulta ang nabili ng negosyo. Kung bawat pagbabago ay nangangailangan ng isa pang bayad na proyekto o mahabang paghihintay sa suporta, nagpapatuloy ang gastos lampas sa unang pagbili.

Hindi nito ibig sabihing hindi sulit ang mamahaling software. Maaaring may mga pangangailangan ang mas malaking organisasyon na talagang nagbibigay-katwiran sa mas malaking puhunan. Gayundin, maaaring maging magastos ang murang serbisyo kapag inuubos ng team ang sarili nitong oras para mapagana ito.

Ang dapat paghambingin ay ang kabuuang gastos para matapos ang kapaki-pakinabang na trabaho: mga singil ng supplier, pagsisikap na kailangan pa rin mula sa mga tauhan at suportang kailangan kapag nagbago ang sitwasyon. Hindi sapat ang mas mababang presyong nakapaskil kung hindi naman nababawasan ang trabaho.

Huwag ituring na bawas sa payroll ang bawat oras na natitipid

Narito ang isang simpleng kathang-isip na halimbawa, hindi resulta mula sa Wisbid. Gumugugol ang isang team ng sampung oras kada linggo sa paghahanda ng mga regular na ulat. Pinabababa ng bagong paraan ang paghahanda sa anim na oras, pero kailangan ng isang dagdag na oras para sa pagsusuri at pagpapanatili. Ang netong nadaragdag ay tatlong oras ng kapasidad sa trabaho bawat linggo.

Kapaki-pakinabang ang oras na iyon. Maaari itong ilaan sa mga inspeksiyon, pag-follow up sa mahihirap na kaso o trabaho para sa isa pang property. Pero hindi awtomatikong bumababa ang kabuuang bayad sa suweldo. Nagkakaroon lang ng aktuwal na tipid sa pera kapag talagang nagbabago ang paggastos, gaya ng mas kaunting bayad na overtime o suportang mula sa labas.

Hindi rin patunay ang tatlong oras na kaya nang tanggapin ng team ang pamamahala sa isang buong bagong property. Maaaring kailangan ng regular na pagpunta sa susunod na property, mahirap ang mga kaayusan para makapasok dito o may mga gawaing wala sa kasalukuyang portfolio. Kailangang magamit ang kapasidad sa oras at lugar kung kailan at saan lumilitaw ang mga bagong responsibilidad.

Malinaw na pinaghihiwalay ng kapani-paniwalang batayan sa negosyo ang mga pahayag na ito: oras na magagamit, gastos na nabawasan at dagdag na trabahong kayang tanggapin ng team sa aktuwal. Kung pagsasamahin ang mga ito na para bang tatlong magkakahiwalay na pakinabang sa pera, mapapalaki nang labis ang sinasabing benepisyo.

Ang gastos ng pananatili at ang gastos ng pagbabago

Kung malaki na ang nagastos ng inyong organisasyon sa isang sistema, maaaring maging emosyonal ang pagpapasya. Ang pagpapalit dito ay maaaring parang pag-amin na nabigo ang naunang puhunan. Maaaring mas madaling panatilihin ito kaysa ipaliwanag ang panibagong pagbili.

Hindi mababawi ang nagastos na sa simpleng pagpapatuloy ng paggamit. Pero may sarili ring mga gastos ang pagpapalit: paglilipat ng impormasyon, pagsasanay ng mga tao, pagkaantala sa trabaho at panahong maaaring sabay na ginagamit ang dalawang paraan. Ang makatuwirang paghahambing ay kung magkano ang gagastusin sa bawat opsiyon at ano ang maibibigay nito mula ngayon.

Minsan, maaaring pagbutihin ang kasalukuyang sistema. Minsan, kailangan itong manatili dahil hinihingi ito ng isang kliyente o dahil mahusay nitong nagagawa ang ibang trabaho. Hindi magagamit ang isang panukalang nagsasama ng pagtitipid mula sa pag-aalis ng tool na kailangang panatilihin ng negosyo.

Para sa praktikal na tulong sa pagpiling iyon, tinatalakay ng aming gabay sa pagbili ng facilities software ang pagsusuri sa serbisyo kasama ang trabahong kailangan sa pagse-set up nito at ang patuloy na mga gastos.

Ano ang magpapadali sa pagtanggap ng susunod na property?

Ang Wisbid ay nilalayong magbawas ng paulit-ulit na koordinasyon sa trabaho sa mga property: paghahanap ng impormasyon, paghahanda ng mga update, pag-follow up sa mga regular na gawain at paghahanda ng kailangan para makapagpasya. Ang benepisyo sa negosyo ay mas maraming kapasidad ng team na magagamit nang kapaki-pakinabang. Kailangan itong suriin matapos isama ang pagsisikap na kailangan sa paglipat sa serbisyo at sa paggamit nito.

Mahalaga ang tulong habang nagbabago ang paraan ng trabaho. Dapat alam ng mga tauhan kung kanino lalapit kapag may hindi angkop sa kanilang araw-araw na gawain, at dapat malinaw sa panukala ang suporta at mga singil sa hinaharap. Maganda ang mabilis na pagkumpirma na natanggap ang ulat ng problema; mas mahalaga ang kapaki-pakinabang na tulong para malampasan ito.

Bago bumili, pagkasunduan kung aling pasanin ang dapat lumiit. Pagkatapos ng makatuwirang panahon ng karaniwang trabaho, itanong kung talagang lumiit ito. Kung mas kaunting oras ang ginugugol ng mga tao sa muling pagbuo ng nangyari at mas maraming oras sa pamamahala ng mga property, may kapani-paniwalang pagbuting maaaring pag-usapan.

At kung kailangan pa rin ng team ng isa pang tao para sa pisikal na presensiya sa site, maingat na pagpapasya o kalidad ng serbisyo, kumuha ng tao para sa pangangailangang iyon. Ang layunin ay isang portfolio na kayang pagsilbihan ng negosyo nang maayos at may tubo, na may malinaw na pag-unawa sa ambag ng bawat tao at bawat sistema.