รับดูแลโครงการเพิ่ม ไม่จำเป็นต้องจ้างคนเพิ่มเสมอไป

การได้โครงการใหม่มาดูแลอาจดูเหมือนการเติบโต จนกระทั่งทีมเริ่มนับงานติดตามทวงถาม รายงาน และการขออนุมัติที่เพิ่มเข้ามา หากอสังหาริมทรัพย์ทุกแห่งที่เพิ่มขึ้นมาพร้อมภาระงานธุรการเท่าเดิม การได้งานมากขึ้นก็อาจกลายเป็นปัญหากำลังคนได้อย่างรวดเร็ว

คำว่า “เราต้องการคนเพิ่มอีกหนึ่งคน” อาจถูกต้องแล้วก็ได้ ก่อนยอมรับหรือปฏิเสธคำขอนี้ ควรทำความเข้าใจก่อนว่าพนักงานที่เพิ่มมาจะใช้เวลาแต่ละวันทำอะไร

อะไรทำให้วันทำงานเต็มไปหมด?

ทีมบริหารอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวกอาจขาดคนตรวจพื้นที่ ควบคุมดูแลผู้รับเหมา หรือประสานงานกับผู้พักอาศัย หน้าที่เหล่านี้ต้องใช้เวลาและความใส่ใจในสถานที่จริง ซอฟต์แวร์ไม่สามารถเปลี่ยนโต๊ะทำงานให้กลายเป็นคนช่วยงานเพิ่มอีกคนที่หน้างานได้

อีกทีมหนึ่งอาจเสียเวลาไปหลายชั่วโมงกับการรวบรวมความคืบหน้า เตรียมข้อมูลสำหรับการอนุมัติเรื่องเดิมสองครั้ง และนำข้อความมาเรียบเรียงเป็นรายงาน ทีมนี้อาจรู้สึกว่างานล้นมือพอกัน แต่วิธีแก้ไขไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน

บ่อยครั้งทั้งสองเรื่องเกิดขึ้นพร้อมกัน ผู้จัดการต้องการคนดูแลหน้างานให้ทั่วถึงมากขึ้น ขณะเดียวกันกำลังของทีมที่มีอยู่ก็ถูกใช้ไปกับงานธุรการมากเกินไป การเหมารวมภาระงานทั้งหมดว่าเป็นปัญหาขาดคนแบบเดียวกัน ทำให้มองเห็นได้ยากขึ้นว่าการเปลี่ยนแปลงจะช่วยตรงไหน

ดังนั้น การพูดคุยที่ได้ประโยชน์ควรเจาะจงกว่าคำถามว่า “AI แทนการจ้างคนเพิ่มได้ไหม?” หน้าที่ใดต้องมีคนเพิ่มจริง ๆ และงานซ้ำ ๆ ใดกำลังขัดขวางไม่ให้ทีมปัจจุบันทำงานที่เป็นเหตุผลที่บริษัทจ้างพวกเขามา?

ระบบราคาแพงเปลี่ยนอะไรได้จริง?

ชื่อซอฟต์แวร์ที่คุ้นเคยอาจทำให้รู้สึกมั่นใจกับการซื้อมากขึ้น รายการฟีเจอร์ยาว ๆ อาจช่วยอธิบายความเหมาะสมของงบประมาณ แต่ทั้งสองอย่างไม่ได้บอกผู้จัดการว่าหลังเปิดใช้งานแล้ว ทีมจะเลิกต้องทำงานอะไรบ้าง

หากพนักงานยังต้องเตรียมข้อมูลเดิมนอกระบบ แล้วคัดลอกกลับเข้าระบบในภายหลัง ธุรกิจก็อาจเพียงซื้อพื้นที่เก็บผลลัพธ์ที่ซับซ้อนขึ้น หากทุกการเปลี่ยนแปลงต้องจ่ายเงินทำโครงการเพิ่ม หรือรอความช่วยเหลือเป็นเวลานาน ต้นทุนก็ยังดำเนินต่อไปหลังการซื้อครั้งแรก

เรื่องนี้ไม่ได้หมายความว่าซอฟต์แวร์ราคาแพงไม่คุ้มค่า องค์กรขนาดใหญ่อาจมีความต้องการที่สมเหตุสมผลกับการลงทุนที่สูงกว่า ในทางเดียวกัน บริการราคาถูกก็อาจกลายเป็นของแพงเมื่อทีมต้องใช้เวลาของตัวเองเพื่อทำให้มันใช้งานได้

สิ่งที่ต้องเปรียบเทียบคือต้นทุนทั้งหมดในการทำงานที่มีประโยชน์ให้สำเร็จ ได้แก่ ค่าบริการของผู้ให้บริการ งานที่พนักงานยังต้องลงแรง และความช่วยเหลือที่จำเป็นเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป ราคาที่โฆษณาไว้ต่ำกว่าอย่างเดียวไม่เพียงพอ หากภาระงานยังไม่เปลี่ยนแปลง

อย่านับทุกชั่วโมงที่ประหยัดได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือน

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติง่าย ๆ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของ Wisbid ทีมหนึ่งใช้เวลาสิบชั่วโมงต่อสัปดาห์เตรียมรายงานประจำ วิธีทำงานใหม่ลดเวลาเตรียมเหลือหกชั่วโมง แต่ต้องใช้เวลาเพิ่มอีกหนึ่งชั่วโมงในการตรวจสอบและดูแลรักษา ผลได้สุทธิคือทีมมีเวลาสำหรับทำงานอื่นเพิ่มขึ้นสามชั่วโมงต่อสัปดาห์

เวลานั้นมีประโยชน์ อาจนำไปใช้ตรวจพื้นที่ ติดตามกรณีที่จัดการยาก หรือทำงานให้อสังหาริมทรัพย์อีกแห่ง แต่ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวมไม่ได้ลดลงโดยอัตโนมัติ การประหยัดเงินเกิดขึ้นต่อเมื่อค่าใช้จ่ายเปลี่ยนจริง เช่น ลดค่าล่วงเวลาที่ต้องจ่ายหรือค่าใช้จ่ายในการใช้ความช่วยเหลือจากภายนอก

เวลาสามชั่วโมงก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าทีมจะรับดูแลโครงการใหม่ได้ทั้งโครงการ อสังหาริมทรัพย์แห่งถัดไปอาจต้องมีคนเข้าไปดูแลเป็นประจำ มีเงื่อนไขการเข้าพื้นที่ที่ยุ่งยาก หรือมีงานที่ไม่พบในพอร์ตปัจจุบัน กำลังการทำงานที่เพิ่มขึ้นต้องนำไปใช้ได้ในเวลาและสถานที่ที่เกิดหน้าที่ใหม่เหล่านั้น

เหตุผลประกอบการลงทุนที่น่าเชื่อถือจะแยกข้อกล่าวอ้างเหล่านี้ออกจากกัน ได้แก่ เวลาที่นำไปใช้ได้ ต้นทุนที่ลดลง และงานเพิ่มเติมที่ทีมรับได้จริง การนำทั้งหมดมารวมกันราวกับเป็นผลประโยชน์ทางการเงินสามรายการแยกกัน จะทำให้ประเมินผลได้สูงเกินจริง

ต้นทุนของการใช้ต่อและต้นทุนของการเปลี่ยน

หากองค์กรของคุณจ่ายเงินไปมากกับระบบหนึ่งแล้ว การตัดสินใจอาจมีเรื่องอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง การเปลี่ยนระบบอาจรู้สึกเหมือนยอมรับว่าการลงทุนก่อนหน้าล้มเหลว การเก็บระบบเดิมไว้อาจรู้สึกง่ายกว่าการอธิบายเหตุผลที่ต้องซื้ออีกครั้ง

เงินที่จ่ายไปแล้วไม่อาจเรียกคืนได้เพียงแค่ใช้ต่อไป แต่การเปลี่ยนก็มีต้นทุนของตัวเอง ทั้งการย้ายข้อมูล การฝึกอบรมคน การรบกวนงาน และช่วงเวลาที่อาจต้องใช้ทั้งสองวิธีควบคู่กัน สิ่งที่ควรเปรียบเทียบคือจากนี้ไปแต่ละทางเลือกจะมีต้นทุนเท่าไรและให้อะไรได้บ้าง

บางครั้งระบบเดิมสามารถปรับปรุงได้ บางครั้งก็จำเป็นต้องเก็บไว้เพราะลูกค้ากำหนด หรือเพราะระบบนั้นทำงานอีกอย่างได้ดี ข้อเสนอที่นับเงินประหยัดจากการเลิกใช้เครื่องมือที่ธุรกิจจำเป็นต้องเก็บไว้ ไม่ใช่ข้อเสนอที่นำมาใช้ตัดสินใจได้จริง

หากต้องการคำแนะนำที่นำไปใช้ได้ในการเลือกเรื่องนี้ คู่มือเลือกซื้อซอฟต์แวร์บริหารอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวกของเราอธิบายการประเมินบริการควบคู่กับงานที่ต้องใช้ในการตั้งค่าและต้นทุนต่อเนื่อง

อะไรจะช่วยให้รับดูแลโครงการถัดไปได้ง่ายขึ้น?

Wisbid มีเป้าหมายเพื่อลดการประสานงานซ้ำ ๆ ในงานดูแลอสังหาริมทรัพย์ เช่น การค้นหาข้อมูล การเตรียมข้อมูลความคืบหน้า การติดตามงานประจำ และการเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการตัดสินใจ ประโยชน์ทางธุรกิจคือทีมมีกำลังการทำงานที่นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้มากขึ้น การประเมินประโยชน์นี้ต้องรวมแรงและเวลาที่ใช้ในการนำบริการมาใช้และใช้งานบริการด้วย

ความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่านนั้นสำคัญ พนักงานควรรู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อมีบางอย่างไม่เหมาะกับงานประจำวัน และข้อเสนอควรระบุความช่วยเหลือและค่าบริการในอนาคตให้ชัดเจน การตอบรับอย่างรวดเร็วว่ารับทราบปัญหาแล้วเป็นเรื่องที่ดี แต่ความช่วยเหลือที่ทำให้ผ่านพ้นปัญหาไปได้สำคัญกว่า

ก่อนซื้อ ให้ตกลงกันก่อนว่าภาระใดควรลดลง หลังจากใช้งานตามปกติเป็นระยะเวลาที่เหมาะสม ให้ถามว่าภาระนั้นลดลงจริงหรือไม่ หากคนใช้เวลาน้อยลงกับการปะติดปะต่อว่าเกิดอะไรขึ้น และใช้เวลามากขึ้นกับการบริหารอสังหาริมทรัพย์ ก็มีการปรับปรุงที่น่าเชื่อถือให้พูดคุยกัน

และหากทีมยังต้องการคนเพิ่มอีกหนึ่งคนเพื่อให้มีคนดูแลพื้นที่จริง ใช้ดุลยพินิจ หรือรักษาคุณภาพบริการ ก็จ้างคนเพื่อตอบความต้องการนั้น เป้าหมายคือพอร์ตอสังหาริมทรัพย์ที่ธุรกิจให้บริการได้ดีและมีกำไร พร้อมความเข้าใจชัดเจนว่าแต่ละคนและแต่ละระบบมีส่วนช่วยอะไร