Bertambah satu kompleks hartanah tidak semestinya perlu bertambah seorang pekerja

Sebuah kompleks hartanah baharu mungkin kelihatan seperti pertumbuhan perniagaan sehinggalah pasukan mula mengira tambahan kerja mengejar maklum balas, menyediakan laporan dan mendapatkan kelulusan. Jika setiap hartanah baharu menambah beban pentadbiran yang sama, kejayaan mendapatkan lebih banyak kerja boleh cepat bertukar menjadi masalah kekurangan kakitangan.

“Kita perlukan seorang lagi pekerja” mungkin memang tepat. Sebelum menerima atau menolak permintaan itu, elok difahami terlebih dahulu bagaimana pekerja tambahan tersebut akan menggunakan masa kerjanya setiap hari.

Apakah yang memenuhi waktu kerja?

Sesebuah pasukan pengurusan fasiliti mungkin kekurangan orang untuk memeriksa tapak, menyelia kontraktor atau berurusan dengan penghuni. Semua itu ialah tanggungjawab yang memerlukan masa dan perhatian di hartanah berkenaan. Perisian tidak boleh menukar kerja di meja menjadi sepasang tangan tambahan di tapak.

Pasukan lain pula mungkin kehilangan berjam-jam untuk mengumpulkan perkembangan terkini, menyediakan bahan bagi kelulusan yang sama dua kali dan menukar mesej menjadi laporan. Pasukan itu mungkin berasa sama terbeban, tetapi cara menanganinya tidak semestinya sama.

Selalunya, kedua-duanya berlaku serentak. Pengurus memerlukan liputan kakitangan yang lebih baik di tapak, sedangkan terlalu banyak kapasiti pasukan sedia ada juga digunakan untuk pentadbiran. Menganggap seluruh beban kerja sebagai satu masalah kekurangan kakitangan tanpa membezakan puncanya akan menyukarkan kita melihat bahagian yang boleh dibantu melalui perubahan.

Oleh itu, perbincangan yang berguna perlu lebih khusus daripada “bolehkah AI menggantikan pengambilan seorang pekerja?” Tanggungjawab manakah yang benar-benar memerlukan seorang lagi pekerja, dan tugas berulang manakah yang menghalang pasukan sedia ada daripada melakukan kerja yang menjadi tujuan mereka diambil bekerja?

Apakah yang sebenarnya berubah dengan sistem yang mahal itu?

Nama perisian yang dikenali boleh membuat pembelian terasa lebih selamat. Senarai ciri yang panjang boleh membantu mewajarkan bajet. Namun, kedua-duanya tidak memberitahu pengurus tentang kerja yang tidak lagi perlu dilakukan oleh pasukan selepas sistem mula digunakan.

Jika kakitangan masih menyediakan maklumat yang sama di luar sistem dan menyalinnya semula kemudian, perniagaan itu mungkin hanya membeli tempat yang lebih rumit untuk menyimpan hasil kerja. Jika setiap perubahan memerlukan satu lagi projek berbayar atau penantian yang lama untuk mendapatkan sokongan, kos akan berterusan selepas pembelian awal.

Ini tidak bermakna perisian mahal tidak berbaloi. Organisasi yang lebih besar mungkin mempunyai keperluan yang benar-benar mewajarkan pelaburan lebih besar. Begitu juga, perkhidmatan murah boleh menjadi mahal apabila pasukan perlu menggunakan masa sendiri untuk memastikan ia berfungsi.

Yang perlu dibandingkan ialah jumlah kos untuk menyiapkan kerja yang berguna: caj pembekal, usaha yang masih perlu dicurahkan oleh kakitangan dan sokongan yang diperlukan apabila keadaan berubah. Harga yang diiklankan lebih rendah tidak mencukupi jika beban kerja langsung tidak berubah.

Jangan anggap setiap jam yang dijimatkan sebagai penjimatan gaji

Berikut ialah contoh rekaan yang ringkas, bukannya hasil sebenar Wisbid. Sebuah pasukan menghabiskan sepuluh jam seminggu menyediakan laporan berkala. Kaedah baharu mengurangkan masa penyediaan kepada enam jam tetapi memerlukan satu jam tambahan untuk semakan dan penyelenggaraan. Pertambahan bersih ialah tiga jam kapasiti kerja setiap minggu.

Masa itu berguna. Ia boleh digunakan untuk pemeriksaan, tindakan susulan bagi kes yang sukar atau kerja untuk hartanah lain. Namun, jumlah bayaran gaji tidak berkurang secara automatik. Penjimatan tunai hanya berlaku apabila perbelanjaan benar-benar berubah, seperti pengurangan bayaran kerja lebih masa atau sokongan luar.

Tiga jam itu juga tidak membuktikan bahawa pasukan boleh mengambil alih satu lagi kompleks hartanah sepenuhnya. Hartanah seterusnya mungkin memerlukan kehadiran berkala, mempunyai aturan akses yang sukar atau menghasilkan kerja yang tidak wujud dalam portfolio semasa. Kapasiti itu perlu boleh dimanfaatkan pada masa dan di tempat tanggungjawab baharu tersebut timbul.

Justifikasi perniagaan yang boleh dipercayai membezakan tuntutan berikut: masa yang tersedia, kos yang dikurangkan dan kerja tambahan yang secara realistik mampu diambil oleh pasukan. Menjumlahkannya seolah-olah ketiga-tiganya manfaat tunai yang berasingan akan melebih-lebihkan manfaat.

Kos untuk kekal dan kos untuk berubah

Jika organisasi anda sudah membelanjakan wang yang banyak untuk sebuah sistem, keputusan itu boleh dipengaruhi emosi. Menggantikannya mungkin terasa seperti mengakui pelaburan terdahulu telah gagal. Mengekalkannya mungkin terasa lebih mudah daripada menjelaskan satu lagi pembelian.

Perbelanjaan lalu tidak boleh diperoleh semula hanya dengan meneruskan penggunaan. Namun, penggantian juga membawa kos tersendiri: pemindahan maklumat, latihan kakitangan, gangguan kerja dan tempoh apabila kedua-dua kaedah mungkin berjalan serentak. Perbandingan yang munasabah ialah kos dan hasil yang akan dibawa oleh setiap pilihan mulai sekarang.

Ada kalanya sistem sedia ada boleh ditambah baik. Ada kalanya ia perlu dikekalkan kerana pelanggan memerlukannya atau kerana ia melaksanakan tugas lain dengan baik. Cadangan yang mengira penjimatan daripada menghentikan alat yang wajib dikekalkan oleh perniagaan bukanlah cadangan yang boleh digunakan.

Untuk bantuan praktikal membuat pilihan itu, panduan pembeli perisian pengurusan fasiliti kami membincangkan penilaian perkhidmatan bersama usaha yang diperlukan untuk penyediaannya dan kos berterusan.

Apakah yang akan memudahkan penerimaan kompleks hartanah seterusnya?

Wisbid bertujuan mengurangkan penyelarasan berulang dalam kerja hartanah: mencari maklumat, menyediakan perkembangan terkini, membuat susulan tugas rutin dan menyediakan bahan untuk keputusan. Manfaat kepada perniagaan ialah lebih banyak kapasiti pasukan yang boleh dimanfaatkan. Manfaat itu perlu dinilai selepas mengambil kira usaha untuk mula menggunakan dan terus menggunakan perkhidmatan tersebut.

Bantuan sepanjang perubahan itu penting. Kakitangan perlu tahu kepada siapa mereka boleh merujuk apabila sesuatu tidak sesuai dengan kerja harian, dan cadangan perlu menjelaskan sokongan serta caj pada masa hadapan. Pengakuan pantas bahawa masalah telah diterima memang dialu-alukan; bantuan yang berguna untuk mengatasinya lebih penting.

Sebelum membeli, persetujui beban manakah yang sepatutnya berkurang. Selepas tempoh kerja biasa yang munasabah, tanyakan sama ada ia benar-benar berkurang. Jika kakitangan menghabiskan lebih sedikit masa menyusun semula apa yang telah berlaku dan lebih banyak masa mengurus hartanah, terdapat penambahbaikan yang boleh dipercayai untuk dibincangkan.

Dan jika pasukan masih memerlukan seorang lagi pekerja untuk kehadiran fizikal di tapak, pertimbangan atau kualiti perkhidmatan, ambillah pekerja bagi memenuhi keperluan itu. Matlamatnya ialah portfolio yang boleh diurus oleh perniagaan dengan baik serta menguntungkan, dengan kefahaman jelas tentang sumbangan setiap orang dan setiap sistem.